Foire aux questions

Il existe deux tutoriels pour les utilisateurs de collecte-pro : - Mode d'emploi pour les demandeurs à télécharger ici - Mode d'emploi pour les répondants à télécharger ici

Si votre administration vous a créé un compte utilisateur ou bien si vous avez reçu un courriel vous invitant à vous connecter, cliquez sur "se connecter" puis "mot de passe oublié". Vous renseignerez alors votre adresse électronique et recevrez un lien pour initialiser votre mot de passe (pensez à vérifier votre dossier de courriels indésirables). Si vous avez oublié votre mot de passe, la procédure est la même. Votre mot de passe doit être composé de 15 caractères minimum et comprendre au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.

Il se peut que vous n'ayez pas d'éléments de réponse ni de pièces justificatives à apporter à une question. Dans ce cas, nous vous recommandons : De créer un document, par exemple un fichier Word, où vous expliquerez brièvement que vous n'avez pas d'élément de réponse. Ensuite, vous pourrez déposer ce fichier Word ou une version PDF sous la question concernée. Cette information est importante pour les équipes d'instruction. Elle évitera les malentendus et le risque que la même question vous soit reposée dans un prochain questionnaire.

Oui. Collecte-pro permet de déposer plusieurs fichiers à la fois : textes (word ou openoffice), tableaux (xls, xlsx, calc ...), des documents de type pdf, des bases de données et des fichiers compressés ou zippés.

Non. Il n'est pas possible de déposer un ou plusieurs dossiers. En revanche, vous pouvez déposer un fichier compressé ou zippé. Pour compresser ou zipper un dossier, nous vous conseillons d'utiliser la solution 7-Zip : logiciel gratuit et libre d'archivage à très haut taux de compression

Oui. Il est possible de remplacer un document déposé sur collecte-pro. En cas d’erreur, vous pouvez mettre le document à la corbeille. En revanche, celui-ci n’est pas définitivement supprimé. La corbeille reste consultable par l’équipe d’instruction.

Oui, mais dans la limite d'une taille maximale de 256 Mo. Si votre fichier est d'un volume supérieur vous pouvez : le compresser ou le zipper le diviser en plusieurs fichiers contacter l'équipe d'instruction pour trouver un autre canal de partage de document pour ce cas précis. Pour compresser ou zipper votre fichier, nous vous conseillons d'utiliser 7-Zip : logiciel gratuit et libre d'archivage à très haut taux de compression

Il n'est pas possible de modifier la numérotation de vos questions. Elle est générée automatiquement par collecte-pro lorsque vous créez votre questionnaire.

Il n'est pas possible de créer des sous-thèmes ou des sous-parties dans un questionnaire. Sur collecte-pro, il existe trois niveaux de granularité : Nom du questionnaire Thèmes (ou parties) du questionnaire Questions de chaque thème. Les équipes prévoyant la granularité suivante ne peuvent pas le faire sur collecte-pro : Nom du questionnaire Thèmes (ou parties) du questionnaire Sous-thèmes (ou sous-parties) de chaque thème Les questions de chaque thème. Certaines équipes d'instruction ayant prévu initialement un questionnaire comportant des sous-thèmes ont priviligié la création de plusieurs questionnaires. Ainsi le nom de leur questionnaire n°1 correspond au nom de leur thème 1 inital.

collecte-pro vous permet de créer autant d'espaces de dépôt que vous le souhaitez. Chaque espace de dépôt correspondra à un organisme interrogé différent. Chaque espace de dépôt est étanche et sécurisé. Concrètement, l'organisme X ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt X tandis que l'organisme Y ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt Y. Exemple : Pour la procédure « FBI », vous pouvez créer un espace de dépôt pour le « FBI » et un second pour le « Secrétaire d'Etat à la défense ». L'équipe d'instruction pourra voir ces deux espaces. En revanche, le FBI et le secrétaire d'Etat à la défense ne verront que leur propre espace de dépôt.

Pour vous éviter de ressaisir plusieurs fois le même questionnaire, vous pouvez dupliquer un espace de dépôt en sélectionnant le ou les questionnaires que vous souhaitez adresser à un nouvel organisme. Consultez le mode d'emploi.

Il est possible d'exporter les réponses déposées très simplement à partir de l'espace concerné en cliquant sur Exporter (Zip) L’exportation d’un volume important de documents peut prendre du temps. Un message de téléchargement durant l'exécution de l'export s'affiche. Lorsque le processus sera terminé, votre navigateur vous avertira de la fin du téléchargement ou bien vous affichera un message vous demandant de préciser le répertoire où les fichiers doivent être stockés.

Vous avez une idée pour améliorer collecte-pro, vous pensez qu'une option manque ou bien vous souhaitez nous donner votre avis : contactez-nous directement ou sur GitHub. Un de nos buts est de toujours augmenter l'efficacité de cette solution pour nos utilisateurs. Toutes les propositions d'amélioration sont les bienvenues. Elles sont étudiées au regard de leur impact direct pour les utilisateurs demandeurs, comme répondants : gain de temps, réduction des délais d'instruction, facilité de compréhension...